5 powodów dlaczego delegowanie przez Messenger lub WhatsApp to zły pomysł?
Pomysł na ten wpis pojawił się w mojej głowie w momencie, gdy jedna z moich współprac opierała się wyłącznie na delegowaniu zadań przez Messenger. Pomimo moich wszelkich prób przekonania delegującego do zmiany formy delegowania zadań na Asanę, zawsze kończyło się i tak na Messengerze. Bo tak było szybciej i wygodniej wygodniej dla delegującego, według mnie ,,pozornie szybciej” i wcale nie tak wygodnie w dłuższej perspektywie realizacji zadania. Delegowanie zadań przez Messenger lub WhatsApp jest NIESKUTECZNE i to z kilku powodów:
1. Brak struktury zadania
Messenger czy WhatsApp są aplikacjami przeznaczonymi głównie do komunikacji, a nie do zarządzania zadaniami. Nie posiadają wbudowanych funkcji, które umożliwiają budowę struktury zadania, takiej jak jest na poniższej grafice.
Teraz pewnie myślisz sobie, dlaczego ta struktura jest taka ważna? Już Ci wyjaśniam. Przejrzysta struktura zadania pomaga w jego realizacji. Dzieląc zadanie na podzadania, jesteśmy w stanie zaplanować ścieżkę wykonania zadania w odpowiednim terminie i kolejności. Jest bardzo małe ryzyko, że o czymś zapomnimy. Dodatkowo raz stworzona struktura do zadania może być procedurą, która będzie wykorzystywana przy takich samych zadaniach. Czy zawsze każde zadanie należy w ten sposób rozpisywać Wirtualnej Asystentce? Otóż nie. Zazwyczaj jest tak, że delegujący zleca wykonanie zadania głównego, np. uzyskaj opinię od klienta X, a Wirtualna Asystentka tworzy bardziej szczegółowy plan pracy. Ale wcale tak nie musi być. Może masz już swoje procedury, które chcesz tylko przekazać do realizacji.
2. Ryzyko utraty informacji
W miarę rozwoju konwersacji na Messengerze/WhatsAppie łatwo jest utracić istotne informacje dotyczące zadania, co prowadzi do niejasności i pomyłek w jego realizacji. Trudno jest wyłapać wszystkie instrukcje do zadania z całej komunikacji toczącej się na Messengerze/WhatsAppie, w której przeplata się na pewno kilka różnych wątków. A po drugie szkoda czasu i pieniędzy na to, aby Wirtualna Asystentka zajmowała się analizowaniem każdej wiadomości po kolei w celu znalezienia odpowiedniej instrukcji do tego akurat zadania. Szukałeś kiedyś czegoś na Messengerze? Jeśli tak to wiesz, co mam na myśli. We wspomnianej już wcześniej Asanie cała konwersacja toczy się w obrębie zadania, którego dotyczy, Jest porządek i wcale niczego nie trzeba szukać. Na Messengerze/WhatsAppie takiej funkcji nie znajdziemy. Zobacz, jak wyglądają komentarze w Asanie [patrz grafika z punktu 1 – powyżej].
3. Brak funkcji śledzenia postępu
W rozbudowanych narzędziach do zarządzania zadaniami często znajdują się funkcje umożliwiające śledzenie postępu zadania, np. po statusie (do realizacji, w trakcie, zakończono, archiwizuj). Przykładem takiego narzędzia jest Click up. W przypadku Messengera/WhatsAppa trudno jest monitorować kiedy zadanie zostało rozpoczęte i zakończone, bo nie mamy tutaj statusów.
4. Brak funkcji priorytetyzacji
Priorytety są bardzo przydatne w sytuacji, gdy mamy kilka zadań do wykonania w podobnym czasie. Określanie priorytetów – wysoki, średni, niski ułatwia wybranie zadania, które na dany moment jest do wykonania w pierwszej kolejności. W przypadku Messengera/WhatsAppa nie ma takich ustawień.
5. Brak powiadomień
Powiadomienia pomagają dotrzymać ustalonych terminów, a także informują o każdej aktywności, która jest realizowana w zadaniu, np. nowym komentarzu. W przypadku Messengera/WhatsAppa nie ma takich ustawień, a według mnie są one kluczowe jeśli chcemy być na bieżąco z tym co dzieje się w ramach zadania.
Podsumowując, choć Messengery i WhatsApp są świetnymi narzędziami do komunikacji, nie są one zoptymalizowane pod kątem zarządzania zadaniami i projektami. Jest wiele powodów, które to potwierdzają i mam nadzieję, przekonały Cię do tego, że delegowanie przez Messengera/WhatsAppa to zły pomysł. Najlepiej w delegowaniu zadań Wirtualnej Asystentce korzystać z dedykowanych narzędzi, tj. – Asana lub Click up. Jeśli jednak nie znasz żadnego z nich, to przy moim wdrożeniu możesz się bardzo szybko zapoznać z najpotrzebniejszymi elementami obsługi Asany.
Jeśli jesteś zainteresowany współpracą? Umów się na 15-minutową, bezpłatną, niezobowiązującą rozmowę online – umawiam się. A jeśli wolisz kontaktować się mailowo – napisz do mnie: [email protected]
