Strefa Wirtualnej Asysty

Jak najlepiej przygotować się do współpracy z Wirtualną Asystentką?

Zdecydowałeś się na współpracę z Wirtualną Asystentką. Najważniejszy krok już za Tobą. Pozwól, że od teraz ja – Twoja Wirtualna Asystentka będę Twoim przewodnikiem po świecie wirtualnej asysty i wdrożę Cię w naszą wspólną współpracę. Zaczytaj się… 

komputer

Zanim rozpoczniesz współpracę

Decyzja zapadła. Potrzebujesz wsparcia Wirtualnej Asystentki i to jak najszybciej. Tylko co dalej? Jak najlepiej przygotować się do wspólnej współpracy i tak naprawdę ile czasu oddelegować wirtualnej partnerce. Tak wiele pytań przychodzi Ci teraz do głowy. Może zacznijmy od najważniejszego: 

Jakie zadania chcesz oddelegować Wirtualnej Asystentce?

Najlepszą metodą określenia ilości zadań do oddelegowania jest codzienna obserwacja. Zmień punkt widzenia, stań się swoim obserwatorem i zacznij zapisywać na kartce wszystkie zadania jakie wykonujesz. W ten sposób stworzysz spersonalizowaną listę zadań. Zadanie to z pozoru proste tak naprawdę nie należy do najłatwiejszych. Liczy się systematyczność i wytrwałość. Jednak pomyśl o tym, że Twoje obecne zaangażowanie zaprocentuje w przyszłości. A oto mała instrukcja:

  • Weź kartkę A4 lub skorzystaj z przygotowanego przeze mnie szablonu.
  • Każdego dnia na kartce zapisuj wszystkie zadania, które wykonujesz. Nie zastanawiaj się nad tym czy wpisać zadanie na listę. Po prostu zapisz, na ocenę przyjdzie jeszcze czas.
  • Dodatkowo przy każdym zadaniu możesz określić orientacyjny czas potrzebny do jego wykonania. To cenna informacja, która finalnie pomoże Ci w wyborze optymalnego pakietu godzinowego (5h, 10h, 20h).
  • Koniec tygodnia to czas podsumowania. Wykreśl z listy te zadania, które mimo wszystko musisz realizować samodzielnie.
  • Zadania, które Ci pozostaną na liście śmiało możesz oddelegować Wirtualnej Asystentce.

Początek współpracy

Hurra! Lista zadań stworzona. Już wiesz jakie zadania chcesz oddelegować i jaki pakiet godzinowy będzie Twoją najlepszą opcją. Kolejny krok to formalności. Określenie charakteru i zasad współpracy jest sprawą kluczową. Jak to mówią papier to jednak papier. Dokumentem potwierdzającym nawiązanie współpracy z Wirtualną Asystentką jest umowa o współpracę zawierająca klauzulę zachowania poufności. W świetle przepisów rozporządzenia RODO zawierana jest umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych. Po zaakceptowaniu treści wyżej wspomnianych dokumentów twoim podpisem wyruszamy we wspólną wirtualną drogę.

Na początku współpracy na pewno będzie dużo pytań, a to dlatego, że zależy mi na jak najdokładniejszym poznaniu specyfiki Twojej firmy, branży i tego jak z Tobą współpracować. To przede wszystkim czas poznania Twoich preferencji, aby w przyszłości Twój prosty komunikat, np. wystaw ogłoszenie był dla mnie czytelny. Bardzo dobrym pomysłem na sprawne wdrożenie wirtualnej partnerki jest przygotowanie instrukcji zadania (video procedura). Jeśli zrobisz ją skrupulatnie, to zrobiona raz na pewno będzie służyła wielokrotnie.

Skuteczne delegowanie zadań

Delegowanie zadań w biznesie nie musi być trudne. Wystarczy, że odpowiednio się do tego przygotujesz. Każdy kto rozpoczyna współpracę z Wirtualną Asystentką potrzebuje czasu, aby zaadoptować się do nowej formy współpracy. To zrozumiałe!

Pomimo, iż Twoja lista zawiera kilkanaście pozycji zadań to zacznij delegować je partiami. Wybierz zadania, które na ten moment są dla Ciebie najważniejsze i spędzają Ci sen z powiek. Oddelegowując zadania pamiętaj, aby określić: cel zadania, efekt końcowy oraz termin realizacji. Dodatkowo udostępnij materiały i narzędzia, które są niezbędne do wykonania zadania. Pewnie teraz zastanawiasz się w jaki sposób skutecznie delegować zadania? Ja proponuję Ci dwie opcje: korespondencja e-mailowa lub narzędzia do zarządzania zadaniami tj. Trello, Nozbe, Asana. To do Ciebie należy decyzja, który sposób komunikacji zastosujemy podczas naszej współpracy.

Zacznij tworzyć swoją listę zadań i sprawdź czy są na niej zadania, które mógłbyś oddelegować Wirtualnej Asystentce.