Co warto wiedzieć przed rozpoczęciem współpracy z Wirtualną Asystentką?
Współpraca z Wirtualną Asystentką może być rewolucją dla Twojego biznesu. Jednak zanim wkroczysz w świat wirtualnej asysty, to warto przygotować się do tego doświadczenia. Poniżej znajdziesz 5 kluczowych aspektów, które warto poznać przed rozpoczęciem współpracy z Wirtualną Asystentką.
1. Zadania do oddelegowania
2. Umowy
3. Delegowanie zadań
4. Pomiar czasu pracy
5. Faktura VAT
Zadania do oddelegowania
„Jakie zadania mogę oddelegować Wirtualnej Asystentce?” To pytanie przewija się na grupach Facebookowych dla Wirtualnych Asystentek bardzo często. Ja sama podczas bezpłatnych konsultacji online, słyszę to pytanie. Zadają je osoby, które czują, że potrzebują zmiany (wsparcia Wirtualnej Asystentki), ponieważ obecny model działania ich firmy już się nie sprawdza.
Też tak masz?
Chcesz skorzystać ze wsparcia Wirtualnej Asystentki, ale nie wiesz jakie zadania oddelegować?
Wytypowanie zadań do oddelegowania jest sprawą bardzo indywidualną. Wszystko zależy przede wszystkim od tego, w jakiej branży działasz. Bo to właśnie ona warunkuje charakter zadań, jakie realizujesz w swoim biznesie. Ja w tym wpisie blogowym nie podam Ci gotowego rozwiązania i nie wskaże Ci zadań, które możesz przekazać Wirtualnej Asystentce, przede wszystkim z tego względu, że nie znam Twojej branży. Zrobię coś lepszego! Pomogę Ci w znalezieniu zadań do oddelegowania. Ty sam, na podstawie moich wskazówek z miniporadnika [kliknij tutaj by pobrać] dokonasz selekcji zadań, którymi będziesz mógł się podzielić z Wirtualną Asystentką. Jestem przekonana, że ta droga będzie o wiele lepsza dla Ciebie, niż długa lista przykładowych zadań, którą mogłabym tutaj wskazać.
Umowy
Podpisanie umowy z Wirtualną Asystentką, to najważniejszy etap współpracy, który rzutuje na całą przyszłą relację: Klient (być może Ty) – Wirtualna Asystentka. Pominięcie aspektu prawnego według mnie nie wróży udanej współpracy na przyszłość. Brak umowy z czasem generuje niedomówienia, bo pewne kwestie nie wybrzmiały na początku współpracy. Ale do rzeczy!
W ramach współpracy z Wirtualną Asystentką zawierana jest umowa o świadczenie usług wirtualnej asysty oraz umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.
Jeśli chcesz się dowiedzieć, jak wygląda proces podpisania umów w Strefie Wirtualnej Asysty, to zajrzyj do tego wpisu.
Delegowanie zadań
To według mnie jest najważniejszy punkt tego wpisu blogowego, więc zwróć na niego szczególną uwagę. We współpracy z moimi klientami ograniczam się tylko do dwóch kanałów delegowania zadań: wiadomość e-mail lub aplikacje do zarządzania zadaniami, jak np. Asana czy ClickUp. Którą opcję wybierzesz to zależy od Ciebie. To Tobie ma być wygodnie. A jeśli myślisz, że Messenger lub WhatsApp to wygodny kanał komunikacji dla Ciebie, to przeczytaj mój wpis blogowy, dlaczego uważam, że jest to zły pomysł – zajrzyj do tego wpisu.
Ja oczywiście rekomenduje wybór programu do zarządzania zadaniami. Obecnie pracuję z klientami na Asanie. Programy dedykowane do delegowania mają wiele funkcjonalności, które pomagają zapanować nad chaosem zadań. Każde zadanie ma swój termin do wykonania, komunikacja odbywa się tylko w tym zadaniu, a więc jest porządek informacyjny. Można także ustawić sobie powtarzalność zadań w określonych odstępach czasowych. To są dla mnie najważniejsze zalety i tylko o nich chcę Ci tu wspomnieć.
Dla osób, które nie przepadają, za tego rodzaju narzędziami delegowanie zadań odbywa się poprzez wiadomości e-mail. Jednak zauważam, że w tym sposobie zapomina się o wskazaniu daty wykonania. A dla mnie jest to mega ważna informacja, która sprawia, że wiem, jaki mam deadline. Brak daty wykonania sprawia, że najpierw realizuje zadania z najbliższą datą moich innych klientów.
Dodatkowo w sytuacji gdy zadanie, które chcesz mi zlecić, wymaga obszernego wyjaśnienia, możemy się także umówić na spotkanie online, by omówić, co jest do zrobienia.
Pomiar czasu pracy
Wszystkie zadania, które realizuje Wirtualna Asystentka, są monitorowane czasowo, przez specjalistyczne oprogramowanie (obecnie korzystam z VirtAS). Dodatkowo ewidencji podlegają także jednorazowe lub cykliczne spotkania online, obsługa korespondencji mailowej, a także obsługa programu do zarządzania zadaniami, tj. Asana, ClickUp.
Dzięki cotygodniowym raportom jesteś na bieżąco ze stanem godzinowym. Raport godzinowy wysłany jest co poniedziałek rano i przedstawia zakres czasowy od 1/miesiąc/rok do dnia generowania raportu, np.
Jeśli raport godzinowy generowany jest 21.12.2023 r. to zawiera on przepracowane godziny w zakresie dat: 1-21.12.2023 r.
W dniu wystawienia faktury VAT, czyli w ostatni dzień roboczy miesiąca otrzymujesz raport miesięczny. Poniżej przykładowy raport godzinowy:
Ważne: Zadania, które znajdziesz w zakładkach: Strony www i Newsletter wyceniane są projektowo. Nie podlegają ewidencji czasowej.
Faktura VAT
Faktura VAT wystawiana jest w ostatni dzień roboczy danego miesiąca. Podstawą do wystawienia faktury jest raport miesięczny. Liczba przepracowanych godzin jest mnożona przez stawkę godzinową, która została wskazana w umowie o współpracy z Wirtualną Asystentką. Płacisz mi za każdą przepracowaną minutę. Nie stosuję rozliczenia 15-minutowego czy 30-minutowego.
faktura VAT = liczba przepracowanych godzin x stawka godzinowa
Wirtualna Asystentka to Twój sprzymierzeniec w dzisiejszym szybkim tempie życia zawodowego. Jeśli masz dodatkowe pytania dotyczące współpracy z Wirtualną Asystentką to możesz mi je zadać podczas 15-minutowej, bezpłatnej, niezobowiązującej rozmowy online – umawiam się. A jeśli wolisz kontaktować się mailowo – napisz do mnie: [email protected]
